Innflyt — Behandlingsinformasjon

Sammendrag

Denne siden forklarer hvordan Innflyt behandler personopplysninger på vegne av kunder når kundene tar i bruk Innflyt-widgeten. Siden er rettet mot kunder, personvernkontakter, innkjøpsteam og sikkerhetsrevisorer. Den oppsummerer Innflyts rolle som databehandler etter artikkel 28 i personvernforordningen (forordning (EU) 2016/679, "personvernforordningen" eller "GDPR"), og erstatter ikke Databehandleravtalen ("DBA") som hver kunde inngår med Backroad AS før produksjonssetting.

Innflyt er et produkt fra Backroad AS, et aksjeselskap registrert i Norge (organisasjonsnummer 934 341 929), med forretningskontor i Bergen. Når en kunde plasserer Innflyt-widgeten på sitt nettsted, behandles personopplysninger som sendes inn gjennom widgeten av Innflyt på kundens vegne. Kunden er behandlingsansvarlig; Innflyt er databehandler etter artikkel 28 i personvernforordningen.

Vår rolle: databehandler for tilbakemeldingsdata

Innflyt er databehandler, ikke felles behandlingsansvarlig. Innflyt handler kun på dokumenterte instrukser fra hver kunde. Backroad AS gjør ikke følgende:

• bestemmer ikke kundens formål med tilbakemeldingsbehandlingen;
• bruker ikke innsendte data til å trene kunstig intelligens eller maskinlæringsmodeller;
• bruker ikke innsendte data til reklame, profilering eller egne analyseprodukter;
• selger, leier ut eller deler ikke innsendte data med tredjeparter for markedsføringsformål;
• bygger ikke aggregerte dataprodukter fra kundenes data.

Dersom en kunde ønsker at Innflyt skal bruke data til formål som går utover å levere tjenesten på kundens vegne, krever det en separat ordning gjennom et uttrykkelig skriftlig tillegg til Databehandleravtalen samt et annet behandlingsgrunnlag.

Oppsummering av behandlingen

Hvilke opplysninger vi behandler

Hvilke personopplysninger som behandles gjennom widgeten avhenger av hvordan hver kunde har konfigurert widgeten. I standardkonfigurasjonen er feltene som følger:

Widgeten innhenter ikke særlige kategorier av personopplysninger i henhold til artikkel 9 i personvernforordningen, og heller ikke opplysninger om straffedommer og lovovertredelser i henhold til artikkel 10. Siden tilbakemeldingsfeltet er fritekst og skjermbildevedlegg er brukerinitiert, kan sluttbrukere likevel inkludere slike data frivillig; Innflyt behandler ingen slike data til formål utover å lagre innsendingen og videresende den til kunden. Kunder anbefales å gi sluttbrukere veiledning i sitt eget brukergrensesnitt om ikke å inkludere sensitive personopplysninger som tilbakemeldingen i seg selv ikke krever.

Skjermbildevedlegg

Sluttbrukere kan valgfritt legge ved én til fem bildefiler per innsending (Portable Network Graphics, Joint Photographic Experts Group eller WebP; maksimalt 5 megabyte hver). Opplastinger bruker kortvarige signerte opplastings-URLer utstedt på serversiden; widgeten har aldri tilgang til langvarige lagringsnøkler.

Lagring og levering. Vedlegg lagres i en privat (ikke-offentlig) lagringsplassering med ikke-opplistbare objektstier basert på Universally Unique Identifier; det er ikke mulig å liste innholdet i bøtten, og bøtten er ikke offentlig lesbar. Skjermbilder leveres til kundens konfigurerte mottakere — webhook-leveranser, varslings-e-poster og Slack — utelukkende gjennom signerte, tidsbegrensede nedlastings-URLer som utløper etter en fastsatt periode. Mottakssystemet følger den signerte lenken for å vise eller hente bildet; det underliggende objektet er ikke tilgjengelig via en offentlig URL.

Foreldreløse vedlegg (lastet opp, men aldri knyttet til en innsending — for eksempel fordi sluttbrukeren lukket widgeten før innsending) blir feid bort av en planlagt jobb 24 timer etter opplasting.

Behandlingssted

Primær behandling skjer innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, i Stockholm-regionen (Sverige). Den administrerte databasen, det serverbaserte mottaksendepunktet og distribusjonen av widget-bunten er alle hostet i denne regionen.

Ingen primær behandling skjer utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Enkelte underdatabehandlere (se under) har hovedkontor utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet og kan håndtere begrensede administrative metadata, som kildekodelagring og logger fra kontinuerlig integrasjon eller kontinuerlig utrulling. Der dette skjer, dekkes overføringen av et passende overføringsgrunnlag etter kapittel V i personvernforordningen.

Sikkerhetstiltak

Innflyt opprettholder de tekniske og organisatoriske tiltakene som er angitt nedenfor. De gjennomgås minst årlig og oppdateres som svar på endringer i risiko, teknologi eller gjeldende rett. En fullstendig liste er nedfelt i vedlegg 2 til hver kundes Databehandleravtale.

• Kryptering ved overføring. All trafikk mellom widgeten, det serverbaserte mottaksendepunktet og Innflyts infrastruktur krypteres med Transport Layer Security versjon 1.2 eller høyere.
• Kryptering ved lagring. Personopplysninger lagres i en administrert PostgreSQL-database som krypterer data i hvile med Advanced Encryption Standard med 256-bits nøkler.
• Radnivåsikkerhet. Alle databasetabeller som inneholder kundedata har radnivåsikkerhet (Row-Level Security) aktivert med eksplisitte policyer. Anonym sluttbrukertilgang er avvist på alle slike tabeller.
• Pseudonymisering. Sluttbrukeres IP-adresser lagres ikke. Hastighetsbegrensning opererer kun på en hashet, peppret identifikator.
• Signerte webhooks. Hver webhook-leveranse bærer en Hash-based Message Authentication Code med Secure Hash Algorithm 256-bit, slik at kunder kan verifisere integritet og autentisitet før de handler på innholdet.
• Idempotens. Mottaksendepunktet håndhever en unik idempotensnøkkel per innsending, slik at en klient-omforsøk ikke kan opprette en duplikat oppføring.
• Asynkron videresending. Nedstrømsdestinasjoner er frikoblet fra sluttbrukerens innsendingsbane gjennom en holdbar kø, slik at en treg eller utilgjengelig destinasjon ikke forringer sluttbrukeropplevelsen og ikke holder personopplysninger unødvendig i minnet.
• Tilgangskontroll. Administrativ tilgang til Innflyts infrastruktur beskyttes av tofaktorautentisering. Servicerollenøkler og miljøvariabler for hemmeligheter lagres kun i krypterte hemmeligheter for kontinuerlig integrasjon og i miljøvariabler på serversiden — aldri i kildekontroll eller i klientside-kode.
• Automatisert sikkerhetsskanning. Skanning for sårbarheter i avhengigheter, sikkerhetsvarsler fra kildekontrollen og advisor-skanninger fra den administrerte plattformen kjører kontinuerlig. Funn følges opp og utbedres etter en risikobasert tidsplan.

Underdatabehandlere

Innflyt benytter de følgende underdatabehandlerne. Listen oppdateres når den endrer seg; kunder varsles som påkrevd etter Databehandleravtalen før en ny underdatabehandler tas i bruk.

Cloudflare Email Service er for tiden i beta, og dets API-grensesnitt kan endres før det blir generelt tilgjengelig. Kunder som etter sin innkjøpspolicy krever generelt tilgjengelige underdatabehandlere for utgående transaksjons-e-post, bør be om en overgangskonfigurasjon som bruker en generelt tilgjengelig leverandør for e-postkanalen.

Denne listen gjelder Innflyt-databehandlerforholdet. Kundens egne behandlingsansvarlige systemer og øvrige systemer faller utenfor rammen av denne siden.

Internasjonale overføringer

Innflyts primære behandlingsinfrastruktur er hostet innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Når en underdatabehandler har hovedkontor utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, dekkes overføringen av ett av følgende:

• en tilstrekkelighetsbeslutning etter artikkel 45 i personvernforordningen (for eksempel EU – USA Data Privacy Framework for sertifiserte virksomheter i USA);
• Standardpersonvernbestemmelsene vedtatt av Europakommisjonen etter artikkel 46(2)(c) i personvernforordningen, supplert med eventuelle ytterligere tiltak basert på en overføringsvurdering; eller
• et annet rettslig anerkjent overføringsgrunnlag som er avtalt skriftlig.

Grunnlaget som gjelder for hver enkelt underdatabehandler er angitt i tabellen over underdatabehandlere.

Oppbevaring og sletting

Som standard oppbevares tilbakemeldinger i 365 dager og valgfrie skjermbildevedlegg i 90 dager, og slettes deretter permanent av en automatisk daglig prosess. Skjermbilder kan gis kortere oppbevaringstid enn tilbakemeldingen de hører til. Hver kunde kan avtale en annen oppbevaringstid innenfor støttede grenser (minst 30 dager og høyst 3650 dager), eller velge å oppbevare data inntil kunden selv sletter dem. Sletting er permanent; Innflyt fører en slettelogg som registrerer prosjektet, omfanget, antallet og tidspunktet for hver sletting, og som ikke inneholder personopplysninger om sluttbrukere.

Ved opphør av databehandlerforholdet, eller på kundens tidligere skriftlige anmodning, returnerer eller sletter Innflyt alle personopplysninger som behandles på kundens vegne innen 30 kalenderdager etter mottak av anmodningen, og bekrefter sletting skriftlig. Sikkerhetskopier overskrives etter den ordinære syklusen for oppbevaring av sikkerhetskopier.

Den registrertes rettigheter

Dersom en sluttbruker kontakter Backroad AS direkte for å utøve en rettighet etter kapittel III i personvernforordningen (informasjon, innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet, innsigelse, eller rettigheter ved automatiserte avgjørelser), videresender Innflyt anmodningen straks til den aktuelle kunden (behandlingsansvarlig) og svarer ikke materielt til sluttbrukeren, med mindre kunden skriftlig har gitt fullmakt til direkte svar.

Kunden er fortsatt det primære kontaktpunktet for sluttbrukeres rettighetsanmodninger. Sluttbrukere bør i første omgang kontakte den kunden hvis tjeneste de bruker.

Varsling om brudd på personopplysningssikkerheten

Innflyt varsler den berørte kunden om brudd på personopplysningssikkerheten uten ugrunnet opphold etter at vi har blitt klar over bruddet, og uansett innen 48 timer der det med rimelighet er mulig. Varslingen inneholder de opplysningene som kreves etter artikkel 33 nr. 3 i personvernforordningen, i den utstrekning de er tilgjengelige på varslingstidspunktet, og suppleres trinnvis etter hvert som ytterligere informasjon blir tilgjengelig.

Kunder er ansvarlige for å varsle tilsynsmyndigheter og registrerte som påkrevd etter artiklene 33 og 34 i personvernforordningen; Innflyt bistår kunden med tilgjengelig informasjon.

Revisjon og dokumentasjon

Hver Databehandleravtale gir kunden rett til å revidere Innflyts etterlevelse av Databehandleravtalen, med forbehold om rimelig varsel og taushetsplikt. Revisjonsanmodninger sendes skriftlig til kontakten nedenfor. Innflyt gjør tilgjengelig på anmodning:

• dokumentasjon på etterlevelse av Databehandleravtalen, inkludert en oppsummering av tekniske og organisatoriske tiltak som er i kraft;
• nylige sikkerhetsvurderinger, resultater av penetrasjonstester, eller tredjepartserklæringer, der disse er tilgjengelige;
• rimelig tilgang til poster og systemer som er nødvendige for å påvise etterlevelse.

Referanseimplementeringer av rutinen for verifisering av webhook-signatur (Node.js, Python og Go) er tilgjengelige på forespørsel fra driftskontakten, og vil bli publisert i Innflyts utviklerdokumentasjon når denne dokumentasjonen blir tilgjengelig.

Tekst til personvernerklæringen din

Etter personvernforordningen artikkel 28 er du behandlingsansvarlig for tilbakemeldingene sluttbrukerne dine sender inn, og du må opplyse i din egen personvernerklæring om at en databehandler er involvert. Innflyt kan ikke gjøre dette for deg — det må stå på ditt nettsted, med dine ord.

Kopier teksten nedenfor inn i personvernerklæringen din, under en overskrift som «Tredjepartstjenester» eller «Underdatabehandlere». Å ta den i bruk er en del av oppstarten.

Før du publiserer den: endre de to oppbevaringstidene i klammer dersom dere har avtalt en annen oppbevaringstid enn standard, og fjern klammene. Alt annet er korrekt slik det står og bør ikke mykes opp — tallene og stedene er de Backroad AS er kontraktsmessig bundet av.

Tilbakemeldinger og brukerstøtte i løsningen (Innflyt)

Vi bruker Innflyt, et produkt fra Backroad AS (organisasjonsnummer
934 341 929, Bergen, Norge), til å samle inn og håndtere tilbakemeldingene du
sender oss via tilbakemeldingsknappen på dette nettstedet. Vi er
behandlingsansvarlig for disse tilbakemeldingene. Backroad AS er vår
databehandler etter personvernforordningen artikkel 28, og behandler dem bare
etter våre dokumenterte instrukser, i henhold til en skriftlig
databehandleravtale.

Dette samles inn når du sender inn en tilbakemelding: meldingen du skriver;
kategorien du velger; om du merker den som hastesak; adressen til siden du var
på; nettleserens user-agent-streng; tidspunktet for innsendingen; og, dersom du
selv velger å oppgi det, en e-postadresse så vi kan svare, samt inntil fem
skjermbilder. IP-adressen din lagres ikke — den brukes bare som en
pseudonymisert hash, for å begrense hvor ofte det kan sendes inn
tilbakemeldinger.

Hvor behandlingen skjer: innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet
(EØS), i Stockholm i Sverige. Enkelte av underdatabehandlerne til Backroad AS
er etablert utenfor EØS og kan håndtere begrensede administrative metadata;
slike overføringer er dekket av en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå
eller av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser.

Hvor lenge det oppbevares: tilbakemeldinger oppbevares i [365] dager og
vedlagte skjermbilder i [90] dager, og slettes deretter permanent.

Tilbakemeldingene dine brukes ikke til å trene modeller for kunstig
intelligens, brukes ikke til annonsering eller profilering, og selges eller
deles ikke med tredjeparter for markedsføringsformål.

Backroad AS publiserer detaljene om denne behandlingen, inkludert den til
enhver tid gjeldende listen over underdatabehandlere, på
https://innflyt.com/processor-info.

Én ting denne teksten ikke kan gjøre for deg. Selve tilbakemeldingen og eventuelle skjermbilder er fritekst, så en sluttbruker kan komme til å oppgi særlige kategorier av personopplysninger (artikkel 9) som du aldri har bedt om. Innflyt ber ikke om slike opplysninger og behandler dem kun for å lagre og videreformidle innsendingen, men det mest effektive tiltaket ligger hos deg: legg inn en kort setning nær inngangen til tilbakemeldingsskjemaet der du ber brukerne la være å oppgi sensitive personopplysninger som tilbakemeldingen ikke krever.

Kontakt

Postadresse: Backroad AS, Bergen, Norge.

Tilsynsmyndighet. Den kompetente tilsynsmyndigheten for Backroad AS er Datatilsynet, Oslo, Norge.